MATUOK IR MATYK
Šiuolaikinės technologijos neleidžia stovėti vietoje ir skatina judėti į priekį tiek mus visus asmeniškai, tiek pačias organizacijas. Tos organizacijos, kurios nesugebės valdyti laiko technologijų pagalba, nesugebės valdyti procesų. O tai reiškia, kad ilgainiui taps nebekonkurencingos ir bus pasmerktos vegetavimui ar net žlugimui.
Skaidrumas, informacijos greitis ir efektyvumas – vienas iš esminių procesų matavimo privalumų. Procesų matavimų rodikliai skiriasi nuo organizacijos veiklos matavimo rodiklių. Dažniausiai verslai matuoja veiklas per pardavimus, pelną, augimą. Yra pardavimai arba nėra pardavimų. Yra pelnas arba nėra pelno. O KAIP ir KOKIAIS VEIKSMAIS pelnas yra pasiekiamas nėra matuojama. Tuomet atsitinka taip, kad verslaujama remiantis pavėluotais finansiniais duomenimis ir ne visada žinoma kaip gerinti pelningumą, nes detalių, tarpinių veiklų matavimų nėra.
Siekiant matuoti bet kurias veiklas, pirmiausiai reikėtų išsigryninti sekančius klausimus:
- Ką matuojam?
- Kada matuojam?
- Kaip matuojam?
- O ką iš to norime pamatyti?
Sudarydami procesų matavimo rodiklius mes sustatome spidometrą verslui. Įsėsdami į automobilį ir įjungę variklį jūs pirmiausiai pasižiūrite į spidometro skydelį ir pasitikrinate ar niekas nėra nenukrypę nuo normos: kuro užtenka, tepalo, variklio temperatūros rodyklės rodo variklio darbo normalią būklę ir pan. Tuomet spaudžiate akseleratorių ir važiuojate tokiu greičiu, kiek yra leidžiama pagal kelių taisykles.
Tas pats ir su verslu: koks jūsų verslo spidometras?
- Ar žinote prie kokių pardavimų kiek reikia priimti darbuotojų?
- Koks jūsų darbuotojų darbo krūvis? Jis pakankamas ar galite dar papildomai duoti darbų?
- Ar žinote dėl kokių priežasčių vėluojate pagaminti ar išpildyti užsakymus?
- Ar jūsų darbuotojai žino kaip jie vienas su kitu yra susiję visame gamybos procese, o juolabiau tiekimo grandinės procese?
- Koks yra užsakymų laiku atlikimo procentas? Kaip jis gerėja ar blogėja? Dėl kokių priežasčių gerėja?
Taip taip – reikėtų nagrinėti tokius klausimus, kaip: DĖL KO JUMS SEKASI? Ne tik nagrinėti kliuvinių priežastis, tačiau fiksuoti ir domėtis kas skatina sėkmę, kad ir toliau galėtumėte sėkmingai vystyti verslą.
Šie ir panašūs klausimai padeda sumodeliuoti jūsų verslo spidometro skydelį. Tuomet smulkiai ir detaliai galima matyti KAIP didinti pardavimus, KIEK reikės darbuotojų, KOKIA jūsų verslo marža, KOKS kiekvieno darbuotojo efektyvumas. Tuomet patys sau kelsite klausimą ar norite pas save komandoje matyti neefektyvų kolegą ar darbuotoją. Arba patys darbuotojai pradės rodyti iniciatyvą gerindami savo našumą.
Išgryninus procesų matavimus rekomenduojama pagrindinius rodiklius atvaizduoti vizualinėse lentose. Tuomet darbuotojai gyvai mato proceso vykdymo eigą ir tampa labiau motyvuoti įvykdyti procesą laiku.
Pateiktoje nuotraukoje yra gamyboje vykstančių procesų efektyvumo atvaizdavimas. Vienoje iš lentų yra atvaizduotos konkretaus proceso darbuotojų komandos. Tokiu būdu papildomai dar yra skatinamas komandinis darbas.
Šioje konkrečioje gamybos įmonėje sumodeliavus gamybos procesą ir išgryninus proceso matavimo rodiklius bei įgyvendinus jų nuolatinį matavimą vizualinių lentų pagalba rezultatai pakito sekančiai: pagamintų gaminių laiku procentas pakilo nuo 51% iki 90%. Ir yra aiškios priežastys kodėl gaminiai nėra 100% pagaminami laiku. Šiuo konkrečiu atveju pagrindinė priežastis yra žaliavų trūkumas, laiku nepristatymas gamybai. Kai tuo tarpu iki tol buvo gamybos planavimo, darbuotojų operacijų vėlavimo priežastys ir pan.
Kaip matome, procesų matavimai suteikia skaidrumo veiklose, operacijose ir tokiu būdu galima siekti aukštesnių ir geresnių įmonės rezultatų, tame skaičiuje pelningumo.
Pagarbiai, dr. Diana Satkutė, info@dilodi.lt